W branży eventowej nie istnieje coś takiego jak „sezon ogórkowy”. To świat, w którym kreatywność styka się z logistyką, a słowa „nie da się” najczęściej oznaczają jedynie: „za chwilę znajdziemy sposób”. Michał Korejba, Head of Creative w Endorfina Events, od lat udowadnia, że eventy biznesowe mogą być równie emocjonujące jak festiwale, a wejście do branży – dużo prostsze, niż się wydaje.
Branża eventowa uchodzi za środowisko dynamiczne, nieprzewidywalne i pełne ludzi, którzy potrafią działać szybko. To też świat, w którym kreatywność musi spotkać się z żelazną organizacją, a perfekcyjna realizacja często zależy od setek drobnych decyzji podejmowanych przez zespół, a nie jedną osobę. Michał Korejba, prowadzący kursu Event Manager: kreatywna strona eventów, od ponad dekady współtworzy narracje, scenografie i całe doświadczenia, które widzi i pamięta publiczność.
Czy branża eventowa naprawdę „zapada w sen zimowy”, a budzi się dopiero wiosną, czy to raczej mit, który warto raz na zawsze obalić?
To zdecydowanie mit. W branży eventowej nie istnieje coś takiego jak sezonowa drzemka. To żywy, dynamiczny ekosystem, który w każdym okresie roku działa – tylko w innej formule. Nie wiem, skąd w ogóle wziął się pomysł, że zimą wszyscy „parkujemy” projekty, bo ja absolutnie tego nie potwierdzam. Owszem, zdarza się, że pod koniec roku – w grudniu czy na początku stycznia – firmy są skupione na zamykaniu budżetów i priorytetach administracyjnych, przez co rzadziej organizują duże wydarzenia. Ale to nie jest przerwa. To czas intensywnych przygotowań. Zima to moment, w którym branża pracuje na pełnych obrotach nad pierwszym kwartałem: podsumowaniami rocznymi, konferencjami kick-off, czy prezentacjami strategii. Środkowa część roku to z kolei festiwale, eventy muzyczne i masowe aktywacje konsumenckie – tu tempo jest ekstremalne. A między sezonami? Działają targi, premiery produktów, prezentacje B2B i B2C. Jeśli nie produkujemy wydarzeń, to je przygotowujemy.
Z jakim wyprzedzeniem planuje się dziś wydarzenia i od czego to najbardziej zależy: od rangi klienta, skali eventu czy dynamiki samej branży?
To zależy przede wszystkim od poziomu przygotowania i świadomości samego klienta. Spotykam się z bardzo różnymi scenariuszami. Z jednej strony, mamy klientów, którzy zgłaszają się z ponad rocznym wyprzedzeniem – szczególnie wtedy, gdy planują jubileusz lub wydarzenie strategiczne, wymagające koordynacji wielu działów, partnerów zewnętrznych, a czasem nawet osób, które współpracowały z firmą w przeszłości. Takie projekty naturalnie potrzebują więcej czasu. Funkcjonuje też drugi biegun: eventy ad hoc. Krótki termin, szybka potrzeba, okazja do pojawienia się z pop-upem, zaproszenie na istniejące wydarzenie, na które można „wskoczyć” w ostatniej chwili. To nie jest standard, ale branża bywa bardzo dynamiczna i musimy reagować natychmiast, zwłaszcza gdy pracujemy ze stałymi klientami, z którymi mamy wypracowane procesy. Jeśli jednak spojrzymy na statystykę: średni czas przygotowania konferencji, konwentu, gali czy jubileuszu to około pół roku. Zwykle wygląda to tak, że na sześć miesięcy przed wydarzeniem otrzymujemy brief, tworzymy koncept, a po wygraniu przetargu przechodzimy w etap produkcyjny. I ten etap, idealnie, trwa trzy do czterech miesięcy.
Jakie kompetencje, twarde i miękkie, są absolutnym „must have”, żeby event manager mógł dowieźć każdy projekt na najwyższym poziomie?
To pytanie należy skierować do osób, które na co dzień „niosą” produkcję wydarzeń. Ja od lat pracuję w kreacji – dziś jako Head of Creative – więc mam perspektywę kogoś, kto współpracuje z producentami bardzo blisko i widzi ich w akcji. I naprawdę podziwiam ich za zestaw kompetencji, który nie jest przypadkowy. Pierwsza, absolutnie kluczowa cecha to niezłomność – wiara, że da się. Najbardziej wyjątkowe eventy powstają wtedy, gdy ktoś nie daje się zniechęcić i jest gotów zrobić coś po raz pierwszy: rozwiązanie customowe, nieszablonową scenografię, zupełnie nowy format. To wymaga odporności na „nie”. Jeśli ktoś mówi, że czegoś „nie da się zrobić”, dobry producent myśli raczej: „to poszukajmy, jak się da”. Druga kompetencja to otwartość – na pomysły, na dialog, na szukanie rozwiązań. Współpraca na linii kreacja-produkcja bywa intensywna: kreatywni potrafią rzucać pomysłami, które wyglądają jak wyjęte z innej galaktyki, a producenci stereotypowo mogliby je tonować. Ale najlepsi producenci nie hamują kreacji – oni szukają sposobu, jak ją zrealizować. To wymaga elastyczności i partnerskiej postawy. Trzeci obszar to praca zespołowa i organizacja. Dobry event manager działa trochę jak głowa ośmiornicy, która ogarnia kilkanaście „ramion”: dostawców, technikę, scenografię, logistykę, budżet, klienta, wykonawców, harmonogram… i jeszcze rzeczy, których nikt się nie spodziewał.
Czy branża eventowa to rzeczywiście „mały światek”, w którym wszyscy się znają?
Można spokojnie powiedzieć, że branża eventowa to środowisko, w którym naprawdę wszyscy się znają. I to nie jest przesada. Relacje budują się latami – przez wspólne projekty, wspólne kryzysy, wspólne „nie da się, ale zrobimy”. Każde wydarzenie to okazja do współpracy i kolejne cegiełki, które składają się na sieć kontaktów. Event manager na co dzień pracuje z bardzo szerokim ekosystemem partnerów – i właśnie partnerów, a nie „podwykonawców”. To realizatorzy techniczni, scenografowie, oświetleniowcy, agencje kreatywne, reżyserzy, dostawcy multimediów, firmy odpowiedzialne za logistykę czy obsługę gości. Bardzo często są to ludzie, z którymi robiło się już dziesiątki projektów. Ci sami, do których można zadzwonić wieczorem z nagłym tematem i wiedzieć, że odbiorą. To tworzy relację opartą na zaufaniu. I to zaufanie procentuje: szybciej rozwiązujemy problemy, łatwiej znajdujemy kompromisy, a cały proces przebiega bez szarpania się o szczegóły. Jeśli chodzi o sam sposób budowania tych relacji – tak, w tej branży chodzenie na eventy jest częścią życia zawodowego. Ale jeszcze ważniejsza jest codzienna współpraca: wspólne produkcje, wspólne deadline’y, wspólne „ratowanie świata”, gdy coś idzie nie tak. Warto też dodać, że w kreacji te sieci kontaktów są zwykle trochę mniejsze. Kreatywni mają swoje relacje, jasne, ale często pracują bardziej „w jaskini”, koncentrując się na konceptach i procesie twórczym. Natomiast event managerowie są na pierwszej linii.
Czy wejście do branży eventowej jest trudne?
Szczerze mówiąc, trudno mi powiedzieć, że w tej branży istnieje jakakolwiek formalna „bariera wejścia”. Jeśli już, to są nią kompetencje i pewne cechy osobowości, a nie wykształcenie czy wcześniejsze doświadczenie w eventach. To środowisko jest otwarte – zarówno na młodych, jak i na osoby w każdym wieku, które chcą spróbować czegoś nowego. Patrząc na młodsze pokolenie, ich największą barierą bywa… sama świadomość istnienia branży. Kiedy ja zaczynałem, to rzeczywiście było trudniej odkryć, że takie miejsce pracy w ogóle istnieje. Dziś wszystko jest na wyciągnięcie ręki: LinkedIn, Instagram, case studies, relacje z festiwali czy wielkich gali, a pod nimi podpisane agencje, realizatorzy, partnerzy. Widać jak na dłoni, kto stoi za jakim wydarzeniem. To niesamowicie ułatwia start – bo wystarczy odrobina odwagi, żeby się odezwać. I właśnie odwaga jest tym pierwszym krokiem. Osoby, które trafiają do agencji na poziom juniorski, to zazwyczaj ci, którzy już podjęli decyzję: „chcę to robić”. Pokazują swoje dotychczasowe projekty, albo dostają zadanie rekrutacyjne, dzięki któremu widać, jak myślą i czy potrafią działać w sposób uporządkowany. Bardzo często wystarcza to, by zobaczyć, że ktoś „ma głowę na karku”.
A jak wyglądała Pana własna ścieżka kariery? Czy zaczynał Pan podobnie, intuicyjnie wchodząc do branży?
U mnie wszystko zaczęło się od spotkania z Niną Żukowską – osobą, która dosłownie otworzyła mi drzwi do świata eventów. Opowiedziała mi, jak ta branża działa, jakie są agencje, czym się zajmują. To było dla mnie odkrycie, bo wcześniej pracowałem w niewielkiej firmie, która robiła społeczne eventy w całej Polsce. Jeździliśmy z takim mobilnym miasteczkiem namiotowym, a ja byłem jednoosobowym działem kreacji: tworzyłem koncepcje, oferty, wizualizacje, wymyślałem całość. Miałem więc sporo materiałów, które mogłem pokazać – nawet prowadziłem blog mojego ówczesnego szefa. I kiedy Nina to zobaczyła, powiedziała wprost: „To jest coś, co spokojnie możesz pokazać w agencji”. Zrobiłem dokładnie to – i bardzo szybko dostałem pierwszą pracę.
Które zdania od klienta od razu pobudzają Pana kreatywnie, a które – delikatnie mówiąc – stanowią wyzwanie dla entuzjazmu?
Szczerze mówiąc, w tym pytaniu widzę trochę stereotyp „rozkapryszonego kreatywnego”, który przewraca oczami, jak tylko dostanie brief nieidealny, i myśli sobie: „co ja tu robię, może pójdę na matcha latte”. A to kompletnie nie mój styl. Ja reprezentuję pragmatyzm kreatywny – i przede wszystkim profesjonalizm. Nie mam poczucia, że istnieją zadania, które mnie „nudzą”, bo każde z nich niesie jakiś rodzaj wyzwania, a dodatkowo ta branża jest tak różnorodna, że jeśli dziś coś jest mniej stymulujące, jutro przychodzi projekt, który odpala w głowie fajerwerki. Oczywiście każdy ma swoje preferencje – ja od lat świetnie czuję się w konferencjach, konwencjach, galach, jubileuszach i szeroko rozumianych eventach biznesowych.
Często konferencje czy jubileusze kojarzą się raczej stereotypowo – z formatem, w którym trudno o świeże pomysły. Czy to rzeczywiście tak wygląda? A jeśli nie, to jakie rozwiązania, Pana zdaniem, sprawiają, że wydarzenia biznesowe mogą być naprawdę kreatywne i atrakcyjne?
Myślę, że to właśnie stereotyp, który od lat funkcjonuje w naszej branży, choć zupełnie bezpodstawnie. Można robić naprawdę piękne, dopracowane wydarzenia biznesowe – spersonalizowane, oparte na trendach, ekologiczne, technologiczne. To, co mnie najbardziej ekscytuje, to możliwość tworzenia konferencji czy jubileuszy z bardzo świadomym użyciem narzędzi, które kiedyś były poza naszym zasięgiem: od AI po interaktywne instalacje i nowoczesne multimedialne formaty. Uwielbiam projektować wydarzenia, które realnie angażują uczestników, a nie tylko prezentują treści. Jeśli miałbym zaprojektować wydarzenie, które na nowo przekona ludzi do spotkań na żywo? Postawiłbym na interaktywność. Dzisiaj odbiorcy nie chcą tylko oglądać; chcą uczestniczyć. Chcą współtworzyć historię.
Czy zdarzył się Panu projekt, który publiczność pokochała, klienci chwalili, a Pan sam miał do niego dystans? Co z perspektywy twórcy „nie zagrało”?
Tak, po ponad dekadzie w branży muszę przyznać, że były takie projekty. Bardzo udane z zewnątrz, chwalone, pełne pozytywnych reakcji publiczności i klientów, a jednak ja sam czułem pewien niedosyt. A to dlatego, że wiem, jak dany scenariusz mógł wyglądać w wersji idealnej. Najczęściej ten dystans brał się z nieplanowanych przeformatowań już gotowego konceptu. Pracujemy tygodniami nad wizją, a potem, na etapie decyzji przy dużym stole, pojawiają się kompromisy. Nie mówię tu o winie klienta, tylko o wspólnych decyzjach wszystkich stron, czasem podyktowanych brakiem odwagi, czasem presją czasu, czasem obawą przed ryzykiem. I nagle zamiast: zróbmy to tak, żeby było najlepiej, pojawia się: zróbmy tak, żeby na pewno się dało. Nie będę wskazywał nazw eventów, ale takie sytuacje zdarzały się przy dużych galach. Niby wszystko działało, efekt był profesjonalny, a uczestnicy zachwyceni. Ale ja wiedziałem, gdzie ten scenariusz stracił pazur. A czy widzi to publiczność? Zazwyczaj nie. Finalny efekt jest spójny i mocny. Ale twórca, jeśli zna pierwotny projekt na wylot, zawsze poczuje różnicę.
Jak wyjść z twarzą ze spektakularnej wpadki eventowej, którą widziały setki czy tysiące osób? I gdzie właściwie kończy się odpowiedzialność event managera, a zaczyna odpowiedzialność zespołu realizującego wydarzenie?
Wpadki się zdarzają, nawet najlepszym i nawet na najlepiej przygotowanych wydarzeniach. Event to żywy organizm, w którym wszystko działa równocześnie, więc czasami jeden drobiazg potrafi uruchomić efekt domina. Ale „wyjście z twarzą” nie polega na udawaniu, że nic się nie stało. Najważniejsze jest to, co robimy po. Po pierwsze: transparentność. Najbardziej elegancką i skuteczną reakcją jest powiedzenie prawdy. Bez szukania winnych, bez zasłaniania się okolicznościami. Jeśli coś poszło nie tak: mówimy to wprost, analizujemy dlaczego i jasno deklarujemy, jakie wnioski wyciągamy na przyszłość. Taka postawa naprawdę cementuje relacje. Po drugie: rozłożenie odpowiedzialności. Event manager jest faktycznie „głównym producentem” projektu i w naturalny sposób bierze na siebie dużą część odpowiedzialności. Ale wydarzenie tworzy cały ekosystem: reżyser, dyrektor kreatywny, ekipy multimedialne, graficy, technicy, muzycy, catering i wiele, wiele innych osób. Każdy element ma swojego właściciela. Więc odpowiedzialność nigdy nie jest jednoosobowa i dobrze, bo to zapewnia bezpieczeństwo projektowe. Po trzecie: zespół i proces. Jeśli coś poszło nie po myśli, zawsze wracamy do stołu i patrzymy na projekt holistycznie. Co zawiodło? Czy to była kwestia technologii? Niedoszacowania ryzyka? Zmiany decyzji klienta w ostatniej chwili? A może po prostu ludzki błąd? Dopóki rozmawiamy szczerze i bierzemy odpowiedzialność na adekwatnych poziomach, współpraca może trwać.