Jakub Szymuś od kilkunastu lat zajmuje się produkcją i budowaniem wystaw i ekspozycji multimedialnych. Jest dyrektorem technicznym i wspólnikiem w firmie TRIAS AVI, generalnego wykonawcy tego typu inwestycji.
Porozmawialiśmy z Jakubem Szymusiem o tym, jak wygląda praca w branży wystawienniczej, o roli project managerów w procesie produkcji wystaw multimedialnych oraz o jego doświadczeniach i odczuciach po wielu latach w branży.
Wykładowca kursu „Produkcja wystaw multimedialnych” w Skvocie opowiedział nam m.in.:
- – przez jakie etapy przechodzi produkcja wystawy,
- – kto może zostać project managerem i jakie zadania na nim spoczywają,
- – co najbardziej lubi w swojej pracy.
Jak u Pana zaczęła się przygoda z projektowaniem wystaw?
Z wykształcenia jestem inżynierem automatyki i robotyki. Na początku mojej drogi zawodowej zajmowałem się projektowaniem systemów audiowizualnych do sal konferencyjnych, wykładowych, hoteli itd. Jednym z typów obiektów, które w pewnym momencie zacząłem projektować, były właśnie ekspozycje muzealne. Okazało się, że to jest bardzo ciekawy rynek rozwojowy. To było około 10 lat temu. To wtedy zaczęły pojawiać się takie projekty i obiektyw przestrzeni publicznej. Jednym z pierwszych projektów, w których uczestniczyłem, było muzeum „Dom rodzinny Jana Pawła II” i od tamtej pory tych projektów było coraz więcej.
Gdzie rodzi się pomysł na wystawę, kto jest jego inicjatorem?
Wystawy są specyficznymi projektami, ponieważ najczęściej są finansowane ze środków publicznych. Inwestorem bywa zazwyczaj instytucja, taka jak urząd miasta, urząd gminy, muzeum, a czasem nawet ministerstwo, na przykład Ministerstwo Kultury.
Pomysł na wystawę rodzi się jednak wcześniej, często w głowach spadkobierców majątku, którzy chcą odrestaurować obiekt zabytkowy, taki jak dworek, i stworzyć w nim wystawę poświęconą rodzinie. Mogą to być również pasjonaci twórczości jakiegoś artysty, którzy chcą odrestaurować związany z jego życiem obiekt i urządzić tam wystawę poświęconą jego twórczości, dzieciństwu czy stronom rodzinnym.
Takie inicjatywy mogą być niewielkie, ale również mogą przeistaczać się w duże projekty finansowane centralnie. Obecnie uczestniczymy w największym projekcie muzealnym w Polsce – Muzeum Historii Polski w Warszawie. Ten projekt to centralnie zatwierdzona koncepcja, która realizowana jest przez Ministerstwo Kultury.
Art déco, Muzeum Mazowieckie w Płocku, realizacja: TRIAS AVI
Jaki zespół zazwyczaj pracuje nad takim projektem?
W TRIAS skupiamy się na projektach, które polegają na wyposażeniu całego muzeum czy galerii. Staramy się uczestniczyć w biznesie, gdzie możemy kształtować całość projektu, nie tylko jego fragmenty.
W realizację projektu wystawy są zaangażowane następujące zespoły:
- 1. Dział kreatywny, który składa się z architektów, grafików i scenarzystów. Zajmuje się tworzeniem koncepcji wystawy i jej scenariusza, a następnie omawia ją z klientem. Na tym etapie powstają projekty, wizualizacje 3D i wszelkie kreatywne elementy projektów.
- 2. Dział produkcji zajmuje się produkcją scenografii – obróbką stolarską, obróbką stali, modelarstwem i mechatroniką, ale także wszystkimi interakcjami manualnymi, analogowymi oraz połączeniem tych analogowych interakcji z urządzeniami multimedialnymi.
- 3. Dział inżynierów systemowych – wysokiej klasy specjalistów w dziedzinie technologii audiowizualnych, którzy projektują i wdrażają nowoczesne rozwiązania multimedialne na wystawach.
Wiele lat temu zajmowaliśmy się głównie systemami audiowizualnymi, integracją systemów audio-video, na przykład tych, które używamy na co dzień do wideokonferencji. Nadal czasem zdarzają nam się tego typu projekty, ponieważ z tego się wywodzimy i dzięki temu, mamy inżynierów, którzy mają bardzo dobrze rozbudowaną wiedzę w tym obszarze.
Kiedy przyjmujemy nowych pracowników, zależnie od tego, jaki ktoś ma background i jak jest przygotowany, dostaje od nas odpowiednio dużo czasu i ma za zadanie zdać amerykański certyfikat CTS AVIXA, który my opłacamy. Dla nas to podstawa wiedzy w zakresie systemów audiowizualnych, którą każdy, kto chce z nami pracować i rozwijać się w tej branży, powinien posiadać.
- 4. Dział software development tworzy aplikacje wykorzystywane na wystawach – są to np. Aplikacje wiedzowe, minigry i quizy, ale też bardzo rozbudowane, interaktywne aplikacje wykorzystujące integrację wielu urządzeń elektronicznych.
W budowie wystaw nie uczestniczymy w zakresach ściśle budowlanych. My zajmujemy się tworzeniem scenografii, której poszczególne etapy produkcji odbywają się w konkretnych działach naszej firmy.
Epi-Centrum Nauki w Białymstoku, realizacja: TRIAS AVI
Co najbardziej lubi Pan w tej pracy?
Jest to bardzo ciekawa, bardzo kreatywna branża. To bardzo przyjemne uczucie, gdy efekty pracy są widoczne i namacalne. Jest to na pewno satysfakcjonująca praca pod tym względem, że te wystawy na co dzień stoją, wtapiają się w miasta, w których powstają, stają się lokalnymi atrakcjami, ludzie o nich rozmawiają. Każdy, kto uczestniczy w takim projekcie ma po otwarciu wystawy dużo satysfakcji.
Często na koniec projektu, jeżeli tylko jest taka możliwość, zapraszamy cały nasz zespół na zwiedzanie. Jeszcze przed otwarciem, jeżeli klienci się na to zgadzają, to po prostu zabieramy cały zespół razem z rodzinami, żeby zwiedzić i obejrzeć to wszystko, co przez wiele miesięcy powstawało u nas na komputerach, w dziale produkcji i w warsztatach. Po zakończeniu realizacji w końcu mamy możliwość pojechać, zobaczyć efekt końcowy, pochwalić się bliskim rezultatami swojej pracy.
Poza tym naprawdę cenię sobie pracę w naszej organizacji. Mamy świetne relacje, świetne zespoły, kreatywnych, bardzo ambitnych ludzi i mamy naprawdę świetną atmosferę panującą w firmie. Pracujemy z różnych części Polski – głównie z Warszawy i z Torunia, gdzie właśnie rozbudowujemy nasz dział produkcji, lecz mimo to nadal się na co dzień przecinamy się i spotykamy na projektach . To jest dla mnie naprawdę coś bardzo wartościowego pracować z ludźmi, z którymi przyjemnie jest spędzać czas i których tak zwyczajnie bardzo się lubi.
Przy realizacji projektów dużą rolę odgrywają project managerowie. Jakich umiejętności, cech czy doświadczeń potrzeba, aby się sprawdzić w tej roli w branży wystawienniczej?
Przede wszystkim są to osoby gotowe wziąć odpowiedzialność za pewien zakres działań. Bardzo istotne jest takie nastawienie, że powodzenie projektu zależy właśnie od project managera. Oczywiście, są różne, zewnętrzne i wewnętrzne czynniki, różni interesariusze, inne firmy, zamawiający, projektanci itd. Jednak kluczowe jest zrozumienie, że sukces lub porażka projektu zależy właśnie od kierownika projektu – osoby, która nim zarządza. Z takim nastawieniem, nawet jeśli coś się nie idzie zgodnie z planem z powodu nieprzewidzianych zdarzeń, to tylko poprzez odpowiedzialne podejście możemy nadal doprowadzić projekt do sukcesu.
Realizacja projektu, niezależnie od branży, składa się z tysięcy drobnych, małych zadań. Każda mała rzecz musi się zdarzyć na czas, w odpowiedniej jakości i terminie. Project manager nie wykonuje tych wszystkich rzeczy osobiście, ale kluczowe jest, aby miał świadomość, że do niego należy pilnowanie tych wszystkich drobnostek i złączenie ich w całość, aby osiągnąć oczekiwany efekt. Sukces projektu jest w dużej mierze zasługą project managera, ponieważ kontroluje wszystko, co dzieje się w projekcie, ma kontakt ze wszystkimi stronami, identyfikuje ryzyka, przewiduje konsekwencje różnych zdarzeń i reaguje na nie odpowiednio wcześnie.
Nawet jeśli nie da się zapobiec wszystkim niepożądanym zdarzeniom w projekcie, dobry project manager potrafi odpowiednio wcześnie przewidzieć takie ryzyka i na nie odpowiednio zareagować. Mogą zdarzyć się różne nieprzewidziane sytuacje, takie jak stwierdzenie na budowie stanu faktycznego, który nie spełnia założeń projektowych itp. Dobry project manager powinien je przewidywać i być na nie przygotowany. To jest dla mnie takie clue dobrego zarządzania projektem, czyli wiedzieć w szczegółach, co się dzieje, przewidywać ryzyka i po prostu brać odpowiedzialność za cały projekt.
Carbonarium w Jastrzębiu Zdroju, realizacja: TRIAS AVI
Wiem, że posiada Pan też certyfikat PRINCE2. Jak te standardy zmieniają pracę project managera?
W naszej firmie project manager odpowiada za projekt od A do Z i odpowiada za jego realizację we wszystkich kluczowych obszarach i kryteriach, czyli:
- – w terminie,
- – w budżecie,
- – w odpowiedniej jakości.
Szkoląc się z zarządzania projektem w systemie PRINCE2 (metodologia zarządzania projektami oparta na organizacji i kontroli we wszystkich fazach cyklu życia projektu – przyp. red.) spotkałem się z zasadą, żeby zachować złoty środek przy wprowadzaniu systemów zarządzania projektami i nie dopuścić do przerostu formy nad treścią. Stosujemy tyle zasad i tyle narzędzi związanych z zarządzaniem, żeby mieć z nich pożytek, a nie żeby były dla nas problematyczne. To właśnie najbardziej wpływa na naszą pracę, a także na obowiązki project managera – stosujemy tyle narzędzi, ile potrzeba, żeby wszystkie trzy składniki: termin, budżet i jakość mieć pod kontrolą.
Wykorzystujemy oczywiście harmonogramy, mamy narzędzia do kontroli budżetów na bieżąco i narzędzia do tego, żeby dbać o jakość produkcji, o jakość dokumentacji itd. Ja, na swoim stanowisku, potrzebuję, na przykład regularnych raportów finansowych i mamy do tego specjalne narzędzie. Każdy project manager, uzupełniając regularnie dane w swoim projekcie i kontrolując harmonogram, jest w stanie te informacje dla mnie dostarczyć i w zasadzie to nam wystarcza. Nie utrudniamy sobie tych procesów niepotrzebnymi praktykami.
Jak patrzy Pan na swoje pierwsze projekty teraz – z punktu widzenia już doświadczonej osoby? Jak je Pan wspomina?
Wydaje mi się, że przez ostatnie lata zamawiający ewoluowali dość mocno. W poprzednich latach nie mieliśmy do czynienia z tak rozbudowanymi zespołami realizacyjnymi. Inwestorzy są lepiej przygotowani do realizacji, mają więcej doświadczenia. Często spotykamy osoby, które już uczestniczyły w innych projektach i teraz świadczą rolę doradczą, wspierając inwestora w realizacji kontraktu.
Poza tym zmieniło się również nasze podejście. Staramy się, aby wszystkie rozwiązania były jak najbardziej jakościowe. Nie chcemy wprowadzać nietypowych rozwiązań kosztem jakości. Choć jesteśmy otwarci na innowacyjność, to mocno pilnujemy standardów i poziomu jakości, zarówno w materiałach, jak i w zakresie realizacji instalacji, zwłaszcza mechatronicznych. Ponieważ jest to branża, w której nie ma ściśle narzuconych norm, takich jak np. w budownictwie, sami narzucamy sobie standardy. Te standardy wytworzyliśmy w toku realizacji w poprzednich latach i teraz je konsekwentnie stosujemy, aby zachować porządek.
Po zakończonym projekcie project manager przygotowuje prezentację, gdzie omawia, co poszło dobrze, co nie do końca dobrze, co mogło pójść lepiej. W takich spotkaniach uczestniczy wiele osób i omawiamy zakończone realizacje w formacie lessons learned, to znaczy wyciągamy wnioski i dzielimy się doświadczeniami z zakończonych projektów.
Muzeum Fotografii w Krakowie, realizacja: TRIAS AVI
Z którego projektu jest Pan najbardziej dumny?
Jestem dumny z Science Island w Kownie, które jest już na ukończeniu – kończymy właśnie instalację eksponatów, za chwilę odbędą się testy i odbiory. Mogę śmiało powiedzieć, że klient jest zadowolony ze współpracy. My również jesteśmy zadowoleni z naszego projektu koncepcyjnego, jego wykonania i jakości użytych materiałów. Mamy nadzieję, że Litwini będą mogli mówić, że mają swojego Kopernika (Centrum Nauki Kopernik – przyp. red.).
Mam nadzieję też być dumnym z Muzeum Historii Polski, gdzie nasz projekt dopiero powstaje. W tym kontrakcie jesteśmy w dość wczesnej fazie, współtworzymy wystawę stałą, która obejmuje 6 galerii. Mamy jeszcze wiele miesięcy pracy przed sobą, ale jestem pewien, że będzie to spektakularny projekt i bardzo ciekawa wystawa.